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ISO14001环境管理体系审核步骤

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发表时间:2022-08-20 16:20

●环境管理体系审核全过程

环境管理体系审核活动的全过程可分成以下几个阶段:

(1)启动审核与审核准备

①决定审核范围;

②环境管理体系文件预审;

③决定审核计划;

④审核组任务分配;

⑤工作文件准备。

(2)实施审核

①首次会议;

②收集证据;

③审核发现;

④末次会议。

(3)审核报告及后续工作

①审核报告的编写;

②审核报告的内容;

③报告的分发;

④文件留存。

(4)审核结束后的跟踪和监督

审核结束后,受审核方需要纠正审核发现的不符合,纠正措施的跟踪审核应在商定的期限内完成。当所有不符合项均已完成整改,认证机构方可批准注册。

监督即对受审核方的环境管理体系进行检查和评价,由审核方按规定定期进行。保持认证证书的有效性,促进受审方对环境管理体系的保持改进。

●启动审核与审核准备

(1)决定审核范围

组织向认证机构提出环境管理体系审核申请并填写申请书及有关文件,审核机构在接到审核申请后,应首先明确和决定审核范围。因为审核范围决定着审核的内容和区域,其中包括实际位置、组织活动报告方式。

审核范围一般应包括以下内容:

①受审核组织的名称和实际位置;

②受审核组织的活动、产品、服务和有关的环境因素;

③审核所依据标准或法律、法规要求;

④环境管理体系审核结果的报告方式。

审核范围的确定应合理。范围过宽会增加审核的难度和工作量,从而支出不必要的费用。审核范围过窄,会影响受审核方环境管理体系的符合性和有效性,对受审核方发展不利。审核范围应由委托方和审核组长协商决定。通常还要征求受审核方的意见。提供给审核使用的资源应能满足审核范围的需要。

(2)文件预审

在审核开始前,审核组应审阅受审核组织的文件以判定文件是否充足,体系是否正规, 并尽可能多地掌握有关信息使审核能有计划进行。预审的文件包括:环境方针、目标和指标、环境管理方案、记录或为实现环境管理体系要求所编的其他文件。至少在开始前六周确定审核时间和范围,并要求提前准备所需文件。

文件预审可能涉及的文件举例:

环境管理体系手册;管理组织的机构图;以前的环境审核报告;环境紧急事故计划;各类污染物排放及处理许可证;从执法机构得到的文件;现场搬运化学物品或污染物质的程序及文件;表明有害物质控

制法规实施情况和评价记录;系统采用的废物处理或循环的文件;废物处置合同;对下水管道的合同规划及蓝图;作业现场的下水道规划;有关的废物材料清单;特殊的废物清单;现场贮存的化学物质清单;有关土壤污染的调查报告;噪声的调查及报告。

在审核开始前,如果认为用于实施审核的文件不够充足,应及时通知委托方。

(3)审核计划

审核计划的制定,应保证使之能根据审核中得到的信息适当调整重点及保证资源的有效利用。

审核计划应包括:

①审核目的与范围;

②审核准则:

审核准则是审核员用以作为参照与所收集的审核证据进行比较的标准、法律、法规、手册程序或其他要求。审核目的与范围决定审核准则的选取;

③受审核方待审核的组织和职能部门名称;

④受审核方组织中对其环境管理体系负有直接重大责任的职能部门和人员;

⑤确定受审核方环境管理体系中应予重点审核的要素;

⑥对受审核方环境管理体系中待审核的要素的审核程序;

⑦引用的文件;

⑧安排审核活动的时间表;

⑨现场审核的日期和地点;

⑩审核组成人员及资格和分工情况;

11与受审核方管理者举行会议的日程表; 

12审核机构对受审核方委托方的保密承诺;

13审核报告的内容、审核报告的分发日期和范围;

14审核过程的工作文件、表格、记录、草稿和最终报告留存要求。

(4)审核组任务分配

在审核组中,应根据需要对每个审核员落实负责审核的具体环境管理体系要素、职能或 活动。并明确其应遵循的审核程序。由审核组长分配审核组内任务及对组内任务分配作出变更。

(5)工作文件

工作文件反映审核员在审核过程中使用的文件、表格和记录。包括:

①支持审核证据的文件化表格,如现场审核结果记录表;

②支持审核发现的文件化表格,例如不合格报告表或不符合报告表;

③用于评价环境管理要素的程序和检查表。检查表是进行审核准备的一项重要内容。检查表主要有以下几个方面的作用:

a.明确与审核目标有关的样本;

b.减少审核工作随意性和盲目性,使审核工作进一步规范化;

c.可使审核目标始终保持明确,保持审核进度;

d.作为以后工作中参考的重要原始资料;

e.协调审核组内部工作,减少重复的或不必要的工作。

可按以下要求设计检查表:

a.对照审核准则的要求;

b.选择和覆盖重要的环境因素,并结合受审核组织活动、产品或服务的特点;

c.检查表应有可操作性;

d.审核的时间要留有余地;

e.检查表对不同熟练程度的审核员详略程度有所不同;

f.同时考虑检查表涉及的要素和部门;

g.所抽取的样本应有代表性。

④会议记录。

●实施审核

(1)首次会议

首次会议是审核组全体成员与受审核方的领导及有关人员共同参加的会议。会议由审核组长主持。参加会议的人员应签到。首次会议的目的是:

①向受审核方管理者介绍审核组成员;

②确认审核范围、目的和计划,共同认可审核进度表;

③简要介绍审核中采用的方法和程序;

④在审核组和受审核方之间建立正式联络渠道;

⑤确认已具备审核组所需的资源与设备;

⑥确认末次会议的日期和时间;

⑦促进受审核方的参与;

⑧对审核组现场安全条件和应急程序的审查。

首次会议的内容根据上述目的加以安排。一般以受审核方致欢迎词开始,以审核组长的致谢词结束会议。首次会议的地点**在受审核方所在地举行。首次会议应在计划确定的时间准时开始,并准时结束。首次会议应是一个简短的会议。

(2)收集审核证据

首次会议结束后,即按审核计划进行审核,并按事先准备好的检查表具体实施。收集充足的审核证据,以便判定受审核方的环境管理体系是否符合环境管理体系的审核准则。通过面谈、文件审阅和对活动与状况的观察来收集证据。应对不符合环境管理体系审核准则的表现作出详细记录。在环境管理体系的审核中,可分管理审核和现场审核两个方面。

①管理审核主要审核组织的总体方针和策划,需要审核的问题包括:

a.管理者对环境管理体系的理解和承诺;

b.管理者对环境问题的了解;

c.管理者对环境法律和法规的了解;

d.对管理者及员工提供环境培训的情况;

e.内部和外部环境信息交流。

②现场审核使审核员有机会直接和工作人员接触交谈,以确定他们对环境管理体系的理解,同时提供了识别潜在环境问题的机会,现场审核不仅要掌握明显的污染源,而且要对不明显的污染源及具有环境风险的活动和情况都能敏锐地觉察到。应仔细询问和调查这些污染源和有关活动以评价其影响,是否有效得到控制。以下是一些直观识别污染问题的例子:

a.水

——排放到水体中的废油;

——隔离器或分离器失效;

——隔离器或分离器中的垃圾;

——地面排水管的周围有油或其他污染物;

——地面排水管被堵塞;

——水或气排放管的情况。

b.空气

——可见的粉尘排放;

——烟囱的可见污染;

——冷却塔排放的可见烟雾;

——异味。

c.废物

——废物料车上未贴标签(有可能将料放错);

——料车未盖盖子(可能有风吹杂物或雨水进入);

——料车没有放稳(剩余的垃圾和滤液可能流到地面);

——废物错放在有标签的料车中;

——未经分离的废物(减少循环利用的可能性);

——可循环利用的废物却没有被循环利用;

——丢弃了有用的物质;

——有倾倒垃圾的迹象。

d.土地

——固体或液体废物散落于地面;

——废物埋藏的迹象;

——直接存放在地面上的潜在的污染物;

——废物输送时泄漏到地面;

——混凝土的接合处已经不密封。

e.噪音

——在厂界内的巨大噪音;

——突发噪音。

f.贮藏

——无隔离贮藏;

——贮罐的隔离栏已损坏破裂;

——贮施加料指标及管道系统在隔离栏外;

——圆桶无溢出盘;

——圆桶存放在地面排水管附近;

——圆桶存放在交通道附近;

——圆桶敞开放置,尤其是在倒置的情况下;

——不能共存的物质(如酸、碱)存放在一起。

g.视觉

——缺乏任何遮蔽物;

——现场可见的缺乏维护,不整洁和肮脏现象。

现场审核中对一些关健性的问题应进一步追踪审核,在对环境管理体系审核时可按体系的核心因素来追踪。当考虑产品或工艺的环境影响时,可对产品生命周期评价这种环境管理方法进行审核。在审核中除了通过面谈、观察和审阅文件等方法来收集证据外,还应充分利用有关事实的可验证的信息来源如测量结果以取得支持信息,并应对现场审核所获得的大量数据的准确性和恰当性进行分析评价。审核组应对受审核方环境管理体系活动中的有关抽样方案的依据和程序进行审查,以确保受审核方环境管理体系活动部分的抽样和测量过程的有效控制。

(3)审核发现

①审核组应对所有审核证据进行评审,不够确实或不够明确、不可验证的信息、记录或陈述不能作为审核证据。将收集的审核证据与审核准则进行比较以确定环境管理体系在哪些方面不符合审核准则。确保属于不符合的审核发现,清晰、明确地形成文件,并有相应审核证据。

②审核中发现的不符合的原因有三种:

a.体系文件不符合ISO14001标准或其相应条款的要求,或不符合有关的环 境法律和法规;

b.没有执行环境管理体系文件或实际执行不符合的环境体系文件的规定;

c.实施过程或具体工作没有成效。

③在审核中审核员一旦发现了不符合的事实,就应向受审核部门的代表反映。应与受审核方的有关负责人共同评议审核发现,以确认所有造成不符合的事实基础。要求受审核方代表表明对所述事实的确认。对不符合情况的说明应易于理解,不仅使参与审核的人,也要使未参与审核的人理解。对不符合所采取的纠正措施经常要求那些不在审核现场的人予以实施。这需要对不符合情况的报告作出必要的规定:

a.准确地观察事实;

b.写明发现的场所;

c.为什么不一致;

d.涉及到什么人,涉及到人时应使用职位而不写姓名;

e.使用专业术语;

f.事实可追溯;

g.必要时提出纠正建议。

④一般来说审核员可以依据以下两方面来进行判断不符合项:

a.如果不符合项不被修正,会出现什么样的后果?

b.出错的可能性有多大?

⑤不符合项可分为严重不符合、一般不符合和观察项三类。

a. 严重不符合是指没有遵守环境作业程序,造成后果严重或环境管理体系要求没有满足、被证实对体系会产生重要影响的不符合;

b.一般不符合是指偶然没有遵守环境作业程序,造 成后果不严重或环境管理体系个别要求没有满足,被证实是小事件、对体系不会产生重要 影响的不符合。如果存在大量的一般不符合,综合考虑这些一般不符合时,可以导致体系的失误,由此可能产生一个严重不符合;

c.观察项主要指以下情况:存在问题但证据不足,需提 醒注意的事项;已发现问题苗头,但尚不能构成不符合,如发展下去有可能构成不合格事项。观察项不列入不符合报告,也不列入最后的审核报告。

(4)审核组会议

①审核组在收集审核证据,确定审核发现的基础上应作进一步分析判断,论证审核结果和作出审核结论。在审核实际进程完成之后,末次会议之前应该举行一次审核组会议,综合分析不符合情况,对环境管理体系的运行状况作出判断,作出审核结论,并为末次会议和总结报告作好准备。

②审核组长召开审核组会议时必须注意以下几点:

a.审核组长主持;

b.仅允许审核小组成员出席;

c.集中各种不符合情况;

d.回顾所有的不符合情况;

e.审核组长准备总结。

③对受审核方的环境管理体系的审核结论应以审核目标为依据来进行。总结报告中审核组长一般应回答有关体系的以下问题:

a.是否提供符合标准要求的环境管理体系文件?

b.这个体系文件是否已付诸实施,实施的程度如何?

c.体系文件在实施中是否有效,效果如何?

所提出的不符合项对于回答这些问题是有指导意义的,更进一步的问题是:

a.提出的不符合项是否指出了企业特有的薄弱环节?

b.提出的不符合项是否指出了具体的管理体系要求的薄弱点?

(5)末次会议

①末次会议由审核与受审核方的管理者和受审核部门的负责人出席,末次会议主要目的是向受审核方介绍审核发现,能使之清楚地理解和认识审核发现的事实。审核组长主持会议,并按照在审核组会议上准备好的程序进行。

②会议程序和内容如下:

a.审核组长或审核员应传阅由每位参加会议者签到的列有姓名和职位的会议记录;

b.审核组长应代表全体审核组成员对企业在审核过程中的协作表示感谢;

c.重申审核目的和范围;

d.报告审核情况、正式上报的概要及送交被审核方的结果;

e.申明审核是一种抽样的过程;

f.宣读不符合情况;

g.作出审核结论;

h.所有的不符合项应征得被审核部门认可;

i.受审核方的说明;

j.结束。

(6)例外的情况

①企业主要成员未出席会议

末次会议是在审核进行以前就同受审核方讨论并征得其同意的。末次会议要求企业选派高层次人员代表参加。如果已安排高层人员出席会议,但是还未到场,应等待其到会,审核小组组长可以稍微推迟会议。推迟了一段合理的时间后,不论是谁出席,审核组长即可宣布开会。任何情况下均不能取消会议。

②记录不符合项后,已采取了纠正措施

一些一般不符合项将能够比较容易而且较快地得到纠正,审核组长对己采取的有效的纠正措施表示满意,那么不符合项将被注明“被消除”,但是在审核过程中所发现的不符合项的事实仍将保留在报告中。

③审核提出的大量证据显示没有不符合情况

在审核中提供不符合项时。就应取得作为依据的审核证据。如果证据表明没有不符合项,应将此结果批注于报告中。

④受审核方希望延长末次会议

如果已对不符合项进行了讨论,而且对纠正措施已做出承诺,那么末次会议可结束。

●审核报告及后续工作

(1)编写审核报告

审核报告是在审核组长指导下编写的,审核组长对审核报告的准确性与完整性负责。审核报告涉及的项目应为审核计划中所确定的。内部审核报告不需要达到外部审核报告的文件化深度,但可以对纠正措施提出建议。内部审核报告有时在进行末次会议时编写。

(2)审核报告内容

审核报告由审核组长注明签发日期并予署名。审核报告应包含审核发现或其概要,并辅以支持证据。根据审核组长和委托方的协议,报告中还可包含下列内容:

①受审核方和委托方的名称及地址;

②商定的审核目的、范围和计划、包括参考的说明书和合同等;

③商定的审核准则,包括审核中引用文件的清单,例如审核准则为ISO14001“环境管理体系规范及使用指南”和有关法律、法规文件;

④审核日期;

⑤参与审核的受审核方代表名单;

⑥审核组成员名单,包括审核组长、审核员姓名、职位,需要时还应包括资格证明 ;

⑦报告内容的保密要求;

⑧审核报告分发单位名单;

⑨关于审核过程的简要说明,包括所遇到的障碍;

⑩审核结论

——环境管理体系对环境管理体系审核准则的符合情况;

——环境管理体系是否得到了正确的实施和保持;

——内部管理评审过程是否足以确保环境管理体系的持续适宜性与有效性。

(3)报告的分发和文件留存

分发的范围由委托方根据审核计划决定。在约定的时期内签发。与审核有关的所有工作文件和草稿,如审核用的检查表,审核员的记 录以及最终报告都应根据委托方、审核组长和受审核方之间的协议及其他有关要求予以留存。当已采取了纠正措施后,文件和记录仍需保留到每一不符合项都已被满意地消除为止。

(4)审核结束

(5)跟踪

跟踪是对受审核方采取的纠正措施进行验证并记录实施情况及其有效性的活动。

内部环境审核之后,对审核时发现的问题,负责该区域的负责人应及时采取纠正措施。受审核方在跟踪审核时要检查纠正措施是否有效。外部审核之后,审核组织根据情况有必要进行跟踪审核,对审核中发现的不合格项所采取的纠正措施进行评审和验证,直至符合要求。跟踪活动的过程和内容可归结如下:

①鉴别审核中的不符合项;

②审核方向受审核方提出采取纠正措施要求的报告;

③受审核方对于如何采取纠正措施给予答复,如提交纠正措施计划;

④审核方对受审核方拟采取的纠正措施的有效性予以评审,并回复评审意见;

⑤受审核方实施并完成纠正计划;

⑥审核方对纠正措施完成情况进行验证;

⑦在需要时对完成情况进行分析;

⑧对纠正措施结果作出判断并记录验证过程。

(6)监督

监督是对受审核方的环境管理体系的保持情况进行检查和评价的活动。内部审核的主要目的在于发现环境管理体系的问题,加以纠正使之不断改进。内审员和受审核部门人员都是同一组织的,内审员可以提出纠正措施方面问题建议。审核员和不符合项的当事人可以探讨共同参考,但内审员不能代替受审核部门提出或采取具体纠正措施,更不能承担纠正措施后效果不好的责任。

实施纠正措施的基本步骤如下:

①不符合项的确定;

②确定控制该过程的负责人;

③召集相关人员;

④收集数据以确定真实原因;

⑤收集数据,确认纠正措施方法;

⑥实施纠正措施和有关的试验;

⑦检查,验证纠正措施和有关的试验;

⑧巩固纠正措施成果,对过程监测。

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