●程序文件的内涵
(1)程序文件是手册的支持性文件，它使环境管理活动程序化、文件化、规范化，使各项活动处于良好的受控状态，从而避免了由于缺乏文件指导而出现的经验主义和偶尔得失。
(2)程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，它既可以针对环境管理体系的一个要素，也可以针对要素中的一个部分，或是对几个要素相互关联的一组活动进行阐述。程序文件的侧重点在于规范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节。
(3)在编写程序文件时，通常包括该项活动的目的和范围、做什么、由谁来做、以及何时、何地、如何做，以及使用何种材料、设备和文件，如何进行记录等，即遵循所谓的“5W、1H”原则，其最终目的是作为组织实施环境管理的准则，减少或防止各项活动所造成的或可能造成的环境影响，确保组织环境方针和目标的实现。
●程序文件的作用
(1)程序文件是对手册的进一步细化和展开。程序文件则是将环境管理手册中不便详述的对活动和过程的要求，作出详细规定，使其更具可操作性。
(2)程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能，直接影响到组织环境行为的最终改善，因而程序文件的数量、内容、格式和详略程度一般都由组织根据实际情况自行决定，应充分考虑组织任务的复杂性、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况，应以确保环境因素和各项环境管理活动准确而有效的受控为宜。
(3)程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级各类人员必须遵照执行的法规性文件；同时，它也是组织对其员工进行岗位培训和业务考核的基本内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据，也是第三方认证机构实施外部审核的依据之一。
●环境管理程序文件的内容及格式要求
(1)文件编号和标题
程序文件的编号应根据标准中对体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一层次的 程序文件应统一编号，以便标识。标题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如：“环境监测和测量控制程序”、“污水排放控制程序”和“相关方环境行为控制程序”等，使活动的性质一目了然。
(2)目的和适用范围
简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。
(3)术语和定义
对本程序中所使用的专用名词术语给出明确的定义和解释。
(4)职责和权限
结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以 及相互之间的接口关系。
(5)工作程序
这是程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的编排顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，对于所形成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措
施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理解。
(6)相关文件
指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。
(7)相关记录和报告
明确实施该程序时所产生的记录表格和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存方格、保存部门和保存期限等。
●环境管理程序文件的注意事项
(1)充分利用现有程序
首先应清理和分析组织现有的管理制度和操作规范。因为组织原有的各项标准和规章中有很多是长期以来经验的总结，是行之有效的惯例和做法，这些都是制定程序文件的可选素材，应该本着吸收和接纳的态度充分加以应用。当然不可避免也会存在一些不足，因此，对原有组织的各种管理文件在保证环境管理体系有效运行的前提下，按标准要求进行分类、整理和分析，取其有用、删除无关、改写并补充不完善是十分必要的，应摒弃那种抛开原有、一切从零开始或是缺乏必要策划，上来就胡乱编写文件的做法。
(2)全面策划、通盘考虑，把握程序文件之间的系统性和相关性
编写程序文件时，应对程序文件的数量、每个程序文件的详略程度、篇幅及其内容进行全面的策划，应保证在能够实现控制的前提下，使程序文件数量越少越好，每个程序的描述篇幅越精练越好。程序文件重在程序化，强调阐明要素运行的职责和方法即可，同时应具备可操作性和可检查性，还要提出明确的运行标准。应力求简洁明了，容易判断和理解，不应追求过于繁琐的文件形式，应保证每个程序之间有必要的衔接，避免相同的内容在不同程序之间有较大重复。因此，编写文件开始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推荐的做法。
(3)注意可操作性
应广泛征求各方面的意见和建议，尤其是现场操作者的意见，应避免纸上谈兵、说一套做另一套，或所编写的内容与实际情况不相符合。对于关系重大的程序必要时应经过实践检验，通过试行考核其是否符合实际、是否可行和有效，最后才能正式审批和实施。
●常用程序文件的编写要点
(1)“环境因素”编写要点
①明确环境因素调查的相关职责；
②明确环境因素的调查范围；
③环境因素调查的原则(考虑3种时态、3种状态、7个方面、1个过程)；
④环境因素调查的具体方法，相关要求(人员要求和注意事项)；
⑤调查结果的汇总和确认(包括职责和方法)；
⑥评价环境因素的职责和原则；
⑦评价重要环境因素的方法和依据；
⑧环境因素的更新识别与重要环境因素的更新评价；
⑨相关记录的保管与存档要求。
(2)“法律及其他要求”编写要点
①获取的途径、方法：执行者，频次，获取方式；
②评价与登记、保管：执行者，批准者，存放处；
③摘录与分发：由谁进行摘录、整理，怎样分发到有关部门；
④法规标准的更新。
(3)“培训、意识和能力”编写要点
①培训内容：包括环保知识、环境管理知识、手册程序文件、紧急状态的处置、重要岗位的作业指导书等；
②如何确定培训需求：由什么部门提出，针对什么对象(职工入厂教育、工人上岗、转岗教育考核等)；
③培训要分层次进行：最高管理者、中层干部、内审员、重要岗位、全体员工、新员工等；
④培训形式：
a.正规的、办班形式的培训；
b.各部门内部培训(相关运行控制、作业指导书、应急准备预案等)；
c.涉及性教育(方针、重大环境因素、目标和指标等)。
⑤培训计划的相关要求：决策机构、职责部门、培训对象；
⑥培训记录(资料)包括：
a. 培训计划；
b.培训名单；
c.考核记录；
d.员工个人教育档案；
e.相关资料的保存和管理。
(4)“信息沟通”编写要点
①内部沟通和外部沟通，考虑正常、异常和紧急情况，建立信息双向交流机制；
②内部信息的主要内容一般包括：
a.日常环境活动；
b.监控与测量结果；
c.目标指标完成情况；
d.内审结果；
e.管理评审；
f.异常及紧急状态；
g.不符合情况(如不符合环境方针、法律法规和其他要求)。
③内部信息沟通的途径：由上而下，由下而上，横向交流；
④外部信息沟通的主要对象：
a.政府机构；
b.供贷方；
c.客户；
d.周围社区；
e.媒介；
f.投资方。
⑤信息处理的职责和过程：
a.信息接收和确认；
b.传达到相关部门，并采取相应的对策、措施(由谁负责具体处理，怎样做、在什么时候作出处理)；
c.处置的跟踪与认可；
d.处置信息的反馈；
e.全过程文件化(包括信息的接收、处理和答复)。
(5)“文件控制”编写要点
文件控制对象：手册、程序文件、作业指导书和记录。
①文件的编制：
a.重要环境文件的编号、起草、制订、修改的职责及注意事项；
b.相关文件可有手册、程序文件的制定、修改、废除的管理程序。
②文件的发放：
a.由什么部门负责发放；
b.是否制定发放清单等。
③文件是否受控；
④文件的保存：
a.各种重要环境文件保存在什么部门；
b.文件保存的注意事项。
⑤过时文件如何处理，文件更新要求等；
⑥文件及记录的保存期规定。
(6)“运行控制”编写要点
运行控制要体现生命周期的思想，从源头就进行控制。
①运行控制对象：
a.对缺乏程序指导可能导致偏离方针、目标和指标的运行；
b.运行控制的内容至少包括所有与重大环境因素对应的活动；
c.对重要供应商或项目承包方可考虑提出相应的环境要求。
另外，可建立如下子程序：废水、废气、噪声、固体废弃物、节能降耗、新建项目、相关方、设备管理、安全管理等。
②涉及到的各个部门、岗位的职责、要求必须明确；
③明确运行控制的参数；
④具体的操作规程，操作工的资格要求；
⑤相关的运行控制结果的记录。
(7)“应急准备与响应”编写要点明确事故和紧急情况发生的可能性及部门。紧急情况可能是：火灾、爆炸；有毒有害物质向空气、水、土壤中的排放。
①对内外部应急联络人员、部门及其职责作出相应规定；
②针对可能发生的紧急情况采取必要的准备；
③应急联络方式：包括时间限制和联络方法等；
④针对已发生的紧急情况所采取的处置措施；
⑤紧急情况发生后的分析，以及对程序进行评审与修订等事宜；
⑥应急准备与响应演习和试验。
(8)“监测与测量”编写要点
①明确监控与测量的内容：
包括：重大环境因素是否受控；目标、指标完成情况；法律法规及其他要求的符合性；运行 控生产过程序运行的有效性等。
②监控的职责、方法和具体步骤；
③测量方法和监测频率；
④对监控、监测结果的处理；
⑤监测仪器的校准；
⑥监测人员资格培训等；
⑦作好各种监测记录，编制若干种表格。
(9)“不符合、纠正与预防措施”编写要点不符合在所难免，需要通过管理体系自身有效的运行及时给予纠正和预防同类问题再发生。
①不符合内容的确定；
②明确制定、实施、检查纠正措施的责任；
③不符合情况的汇报流程；
④收集数据和信息确定发生不符合的真实原因；
⑤纠正方案的研究与可行性评估；
⑥收集数据和信息纠正原有方法或程序；
⑦纠正方案的实施和效果验证；
⑧修改必要的控制及相关环境管理体系文件；
⑨监测、预防类似问题再度发生。
(10)“记录”编写要点
①记录可分为：
a.原始性记录：监测报告、投诉抱怨记录、环境因素记录、适用的环保法律法规记录，操作过程的记录等；
b.综合性记录：内外部审核报告、管理评审报告、投诉处理报告、重大事件处理报告等。
②记录的标识(编目)、保存(收集、归类、便于查阅、避免损失或遗失)、处置(记录保存期以及过期文件的标识和处理)。
(11)“环境管理体系审核”编写要点
①内审的方法、频次；
②管理与实施部门；
③审核人员资格要求；
④制定审核计划的相关要求；
⑤审核步骤；
⑥问题跟踪检查；
⑦内审结果作成报告；
⑧报告的交流保存等。
